Le respect de la vie privée et de la confidentialité est une préoccupation importante de la population canadienne. Diverses mesures législatives visant à protéger les renseignements personnels, tant fédérales que provinciales, ont d'ailleurs été adoptées ces dernières années.
Depuis sa création, en 1948, Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie, a mis en place des mesures de contrôle importantes et efficaces dans le but de protéger la nature confidentielle des renseignements personnels qu'elle détient. Afin d'offrir des services de qualité en matière de sécurité financière, tant aux particuliers qu'aux groupes, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels d'ordre médical, financier et familial. Nous gérons ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires. L'entrée en vigueur de nouvelles mesures législatives n'a changé en rien l'esprit dans lequel Desjardins Sécurité financière a toujours servi ses clients.
Le texte qui suit vous informe des engagements de Desjardins Sécurité financière et de ses filiales (ci-après appelées collectivement « Desjardins Sécurité financière ») en matière de gestion et de protection des renseignements personnels.
Qu'est-ce qu'un renseignement personnel?
Il s'agit de tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d'autres données, permet d'identifier une personne. Cette notion exclut le nom et le titre d'un employé d'une organisation et les adresses et numéros de téléphone de son lieu de travail. Aussi, cette notion ne concerne pas les renseignements relatifs aux compagnies et aux autres personnes morales.
Cueillette de renseignements personnels et constitution d'un dossier
Tous les renseignements personnels que Desjardins Sécurité financière détient à votre sujet doivent être consignés dans un dossier dont l'objet est de vous permettre de bénéficier de l'offre de différents services financiers d'assurance, de rente, de crédit ainsi que de services complémentaires. En ce qui concerne notre filiale SFL Placements, l'objet de ce dossier est de nous permettre de vous offrir des services financiers d'épargne collective, des contrats d'investissement ainsi que des services complémentaires.
Les renseignements personnels que nous recueillons auprès de vous ou auprès de tiers, avec votre consentement, sont nécessaires pour que nous puissions vous offrir les services que vous souhaitez obtenir. Si vous refusez de nous les communiquer ou de nous donner les consentements requis à leur égard, il se pourrait qu'il nous soit impossible de faire affaire avec vous.
Desjardins Sécurité financière s'engage à ne recueillir que les renseignements personnels nécessaires à l'objet de votre dossier et à n'utiliser que des moyens licites pour ce faire.
Ces renseignements personnels doivent d'abord être recueillis auprès de la personne concernée, c'est-à-dire vous. Ce n'est qu'avec votre autorisation que nous pouvons recueillir des renseignements auprès de tiers. Lorsque cela se produit, la source de ces renseignements est inscrite à votre dossier.
Les propositions et formulaires que nous utilisons comportent une section relative à l'autorisation nous permettant de recueillir, d'utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui vous concernent dans certaines circonstances. Il est important de prendre connaissance de cette section avant d'y apposer votre signature.
Nous vous demandons toujours votre consentement avant de recueillir ou de communiquer tout renseignement d'ordre médical vous concernant. Ces renseignements demeurent sous la garde de Desjardins Sécurité financière et ne sont jamais partagés avec d'autres composantes du Mouvement Desjardins.
Lorsque nous constituons un dossier, nous informons la personne concernée :
- de l'objet de ce dossier;
- de l'utilisation qui sera faite des renseignements qu'il comprend;
- des catégories de personnes qui y auront accès;
- des droits d'accès à ce dossier ou de rectification de celui-ci;
- des coordonnées de la personne responsable de la réception des demandes d'accès et des plaintes.
Demande de règlement
Desjardins Sécurité financière traite vos demandes de règlement de façon confidentielle. Si nous devons obtenir des renseignements médicaux, ceux-ci ne servent qu'à l'évaluation de ces demandes. Si nous avons besoin d'obtenir des renseignements supplémentaires pour ce faire, nous utilisons alors l'autorisation que vous nous avez donnée à cet effet sur ces mêmes demandes.
Détention et utilisation des renseignements personnels
Desjardins Sécurité financière a l'obligation de prendre et d'appliquer les mesures de sécurité nécessaires pour assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Les renseignements personnels contenus dans ses dossiers ne sont donc accessibles qu'aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l'exercice de leurs fonctions.
Desjardins Sécurité financière a aussi mis en place plusieurs mesures de sécurité, notamment :
- la signature par tous ses employés, permanents et temporaires, d'un engagement de confidentialité;
- l'ajout à son code de déontologie de règles concernant l'obligation de préserver la confidentialité des renseignements personnels contenus dans ses dossiers. La violation desdites règles entraînant des sanctions pouvant aller jusqu'au congédiement;
- l'obligation pour ses mandataires et fournisseurs de biens et de services qui ont accès à des renseignements personnels, de signer des ententes de confidentialité;
- la mise en place de systèmes de sécurité dans ses établissements d'affaires pour éviter tout accès non autorisé à ses bâtiments;
- la mise en place de mesures de protection complexes relativement à ses systèmes informatiques et aux renseignements qu'ils contiennent.
Desjardins Sécurité financière doit veiller à ce que les renseignements contenus dans ses dossiers soient à jour avant de les utiliser pour prendre une décision relativement à la personne concernée.
Les renseignements personnels contenus dans nos dossiers ne sont jamais utilisés à des fins qui ne sont pas pertinentes à leur objet.
Desjardins Sécurité financière peut se servir de la liste de ses clients pour informer ces derniers de ses promotions ou leur offrir un nouveau produit. Si vous ne voulez pas recevoir de telles offres, vous avez le droit de faire rayer votre nom de cette liste en faisant parvenir une demande écrite à cet égard à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels de Desjardins Sécurité financière.
Communication de renseignements personnels
Desjardins Sécurité financière ne peut pas communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier sauf si la personne concernée y consent par écrit ou que la loi l'exige (dans le cas d'une enquête par des officiers de justice par exemple).
L'envoi de renseignements personnels à l'extérieur de l'entreprise se fait alors de manière à en assurer la confidentialité, et ce, même si le destinataire est la personne concernée.
Droit d'accès à un dossier et de rectification de celui-ci
Vous pouvez avoir accès à votre dossier si vous en faites la demande par écrit au responsable de la protection des renseignements personnels de Desjardins Sécurité financière, à son siège social. Ce droit d'accès et de modification comprend, entre autres :
- Le droit de consulter gratuitement votre dossier;
- Le droit d'obtenir un exemplaire de votre dossier moyennant des frais raisonnables;
- Le droit de faire corriger des renseignements incomplets, inexacts ou équivoques.
Nous apporterons les modifications nécessaires à votre dossier si vous établissez que les renseignements personnels qu'il contient sont incomplets, inexacts ou ambigus.
Traitement des plaintes
Advenant une mésentente entre vous et Desjardins Sécurité financière relativement à l'exercice de vos droits énoncés dans le présent document ou à toute autre situation liée à la protection des renseignements personnels vous concernant, vous pouvez déposer une plainte en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Pour faciliter votre démarche, nous vous également à consulter la section Insatisfactions et plaintes.
Votre dossier sera alors pris en charge par le bureau du responsable de la protection des renseignements personnels qui vous communiquera la procédure à suivre. Une enquête sera effectuée à l'égard de chaque plainte. Si celle-ci est justifiée, la situation particulière sera corrigée. Si le problème soulevé par votre plainte requiert une modification de nos politiques et procédures, nous agirons en conséquence.
Document explicatif
Pour obtenir un exemplaire du document explicatif portant sur notre politique de gestion et de protection des renseignements personnels :
- Gestion et protection des renseignements personnels
2 pages - 143 ko
- Veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Desjardins Sécurité financière, à l'adresse mentionnée ci-dessus, ou en composant le 1 877 828-7800.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Desjardins Sécurité financière :
- s'assure que l'entreprise a mis en place les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité des renseignements personnels qu'elle détient dans tous ses établissements d'affaires;
- s'assure que l'entreprise respecte les dispositions législatives en matière de gestion et de protection des renseignements personnels;
- reçoit les plaintes ainsi que les demandes d'accès à un dossier et de rectification de celui-ci et s'assure que l'entreprise y répond de manière diligente et professionnelle.
Cette personne est aussi à votre disposition pour vous fournir toute information ou répondre à vos questions concernant les pratiques de Desjardins Sécurité financière en matière de gestion et de protection des renseignements personnels. Voici comment nous joindre :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Desjardins Sécurité financière
200, rue des Commandeurs
Lévis (Québec) G6V 6R2
Téléphone : 1 877 828-7800
Télécopieur : (418) 833-5077
Courriel : renseignements.personnels@dsf.ca